Toàn Đảng bộ phường Linh Sơn hiện có 3.160 đảng viên, tương ứng 3.160 hồ sơ cần số hóa. Từ ngày 5/8, từng bộ hồ sơ giấy đang được rà soát, chỉnh lý, đối chiếu và chuyển đổi sang dữ liệu điện tử. Đây không đơn thuần là việc đưa tài liệu giấy lên máy tính, mà là quá trình chuẩn hóa một nguồn dữ liệu quan trọng, phục vụ công tác quản lý và khai thác thông tin đảng viên trong thời gian tới.

Đặt ra cho quá trình này là yêu cầu dữ liệu phải “đúng, đủ, sạch, sống, thống nhất, dùng chung”. Vì vậy, trước khi số hóa, mỗi hồ sơ đều phải được kiểm tra về thành phần, nội dung, thứ tự và tính đầy đủ; những thông tin cần chỉnh lý, đối chiếu phải được xử lý trước khi cập nhật lên hệ thống.

Trong toàn bộ quá trình đó, Ban Xây dựng Đảng Đảng ủy phường Linh Sơn giữ vai trò nòng cốt. Theo phân công của Ban Thường vụ Đảng ủy, Ban là đơn vị chủ trì, phối hợp với Văn phòng Đảng ủy, Đảng ủy Công an phường và các chi bộ để tổ chức thực hiện; đồng thời tham mưu thành lập Tổ công tác, rà soát, kiểm kê, phân loại và lập danh mục hồ sơ cần số hóa.

Đồng chí Nguyễn Thị Hường, Trưởng Ban Xây dựng Đảng phường Linh Sơn, cùng cán bộ của Ban trực tiếp triển khai các phần việc với từng chi bộ. Ban chuẩn bị hồ sơ, xây dựng lịch làm việc, hướng dẫn các tổ công tác thực hiện scan tài liệu, cập nhật dữ liệu trên phần mềm quản lý 4.0 và kiểm tra kết quả sau số hóa.

Điểm quan trọng là hồ sơ không dừng lại ở việc được scan. Sau khi chuyển thành dữ liệu điện tử, từng hồ sơ tiếp tục được kiểm tra chất lượng, xác thực và chỉ khi bảo đảm yêu cầu mới chuyển sang bước ký số, cập nhật lên hệ thống. Cách làm này nhằm hạn chế sai sót và bảo đảm dữ liệu được tạo lập có thể sử dụng thực tế.

Đến nay, 3.160 hồ sơ đã được rà soát, chỉnh lý, đạt 100%. Trong quá trình số hóa, đã có 424 hồ sơ được scan, trong đó 139 hồ sơ đã được cập nhật trên hệ thống.

Thời gian đầu triển khai, phường gặp khó khăn về nhân lực và trang thiết bị phục vụ số hóa. Ban Xây dựng Đảng đã phối hợp với các đơn vị liên quan từng bước tháo gỡ, tổ chức lại việc thực hiện để bảo đảm tiến độ.

Cùng với yêu cầu về chất lượng dữ liệu, công tác bảo đảm an toàn thông tin và bảo vệ dữ liệu đảng viên cũng được đặt lên hàng đầu. Thiết bị phục vụ số hóa được quản lý tập trung; việc tiếp cận hồ sơ, dữ liệu và thiết bị được thực hiện theo phân công, đúng người, đúng nhiệm vụ.

Phía sau những con số của một kế hoạch số hóa là hàng nghìn bộ hồ sơ cần được kiểm tra cẩn trọng, từng thông tin cần được xác thực và từng dữ liệu phải bảo đảm có giá trị sử dụng. Với vai trò nòng cốt, Ban Xây dựng Đảng đang trực tiếp góp phần biến những hồ sơ giấy được lưu giữ qua nhiều năm thành nguồn dữ liệu điện tử đúng, đủ và có thể khai thác, phục vụ hiệu quả hơn công tác xây dựng Đảng và quản lý đảng viên trong thời gian tới.